Pour créer un événement :
Dans la barre d'outils du calendrier, cliquez sur Nouvel événement.
Un onglet s'affiche avec un événement vide.
Dans le champ Titre, entrez le titre de l'événement.
Dans la liste Calendrier, sélectionnez le calendrier dans lequel vous souhaitez créer l'événement. Si vous partagez ou êtes abonné à des calendriers, ces derniers sont répertoriés dans la liste déroulante.
Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez programmer cet événement en cliquant dans la zone de texte fournie dans la section Démarrage.
Pour sélectionner une date :
Un mini calendrier s'ouvre lorsque vous placez le pointeur de la souris dans la zone de texte. Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez programmer l'événement. Lorsque vous sélectionnez la date dans le mini calendrier, celle-ci est automatiquement entrée au format défini pour l'affichage des dates. Vous pouvez passer au mois précédent ou suivant en cliquant sur les flèches. Vous pouvez également sélectionner l'année en bas du mini calendrier.
Vous pouvez également entrer la date dans la zone de texte.
Entrez l'heure à laquelle vous souhaitez programmer l'événement indiqué dans la fenêtre adjacente. Ou cliquez sur les flèches vers le haut et vers le bas. Cette option est disponible uniquement lorsque l'événement ne correspond pas à un jour complet.
Si l'événement programmé se déroule sur une journée entière, cochez la case Toute la journée correspondante.
Effectuez l'une des opérations suivantes :
Joignez un fichier à l'événement. Dans la barre d'outils des événements, cliquez sur Joindre et sélectionnez un fichier à joindre à l'événement. Pour retirer une pièce jointe, cliquez sur Retirer à côté de la pièce jointe.
Configurez l'événement comme événement récurrent. Cliquez sur Définir la récurrence. Voir Comment créer un événement récurrent ? pour plus d'informations.
Configurez un rappel. Cliquez sur Définir le rappel. Voir Comment recevoir des rappels et comment les configurer ? pour plus d'informations.
Spécifier le fuseau horaire dans lequel vous souhaitez planifier cet événement. Cliquez sur Fuseau horaire. La fenêtre Fuseau horaire s'affiche avec une liste déroulante de tous les fuseaux horaires. Sélectionnez le fuseau horaire dans la liste déroulante et cliquez sur Définir. Pour plus d'informations sur la programmation d'un événement dans un fuseau horaire autre que celui de votre calendrier, reportez-vous à la rubrique Comment programmer un événement dans un fuseau horaire autre que celui de mon calendrier ?.
Ajoutez une conférence Web :
Dans la liste Conférence Web, sélectionnez le fournisseur du service de conférence Web.
Dans les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe, entrez vos informations d'identification pour le fournisseur de service de conférence Web sélectionné.
Vous pouvez aussi enregistrer vos informations d'identification dans les options de conférence Web. Voir Paramétrer les préférences de conférence Web pour plus d'informations.
Dans le champ Mot de passe de réunion, entrez le mot de passe qui devra être utilisé par les participants à la conférence Web.
Certains déploiements ne sont pas configurés avec un fournisseur de service de conférence Web. Dans ce cas, la liste Conférence Web n'est pas visible.
Dans le champ Lieu, spécifiez le lieu de la réunion.
Dans le champ Description, entrez la description de l'événement.
Dans la liste Visibilité de l'événement, spécifiez la visibilité de l'événement.
Public : événements visibles à tous ceux qui sont abonnés au calendrier. Par défaut, tous les événements sont publics.
Privé : événements visibles aux seuls participants à l'événement.
Afficher uniquement la date et l'heure : événements qui affichent uniquement la date et l'heure de l'événement aux autres utilisateurs.
Dans la liste Afficher comme, spécifiez votre disponibilité pendant l'événement:
Occupé
Libre
Certains déploiements sont configurés de manière à ce que les événements de calendrier pour lesquels votre disponibilité est définie sur Occupé modifient automatiquement votre statut de messagerie instantanée sur Ne pas déranger. Demandez à votre administrateur si cette fonctionnalité est activée.
Configurez l'événement avec une ou plusieurs catégories :
Dans la liste Type d'événement, spécifiez une ou plusieurs catégories. Par exemple, vous pouvez définir un événement de calendrier comme étant de type Rendez-vous et Personnel.
Dans le champ de texte sous la liste Type d'événement, entrez une ou plusieurs catégories personnalisées, en utilisant la virgule comme séparateur. Par exemple, en plus des catégories Rendez-vous et Personnel , vous pouvez spécifier les catégories Médical et Rayons X en entrant Médical, Rayons X.
(Facultatif) Ajoutez des participants à votre événement :
Vous pouvez sélectionner des participants ou des groupes dans tous vos carnets d'adresses. Spécifiez des contacts individuels (par leur nom ou leur adresse e-mail) ou des groupes. Entrez les noms des participants dans le champ Invitation ou sélectionnez l'icône Carnet d'adresses et lancez une recherche dans vos carnets d'adresses.
Les participants que vous sélectionnez s'affichent dans une liste sous le champ Invitation. Cette liste peut être filtrée.
Par défaut, la participation est obligatoire pour les participants que vous ajoutez à un événement. Pour modifier ce paramètre :
Dans la liste des participants invités, sélectionnez la liste déroulante à droite du nom du participant.
Dans le menu contextuel, sélectionnez Participation facultative ou Participation obligatoire.
Cliquez sur Enregistrer.
L'événement est créé. Une notification est envoyée à tous les participants.