Pour créer un événement :
Dans la barre d'outils du calendrier, cliquez sur Nouvel événement.
Un onglet d'événement vide s'affiche.
Dans le champ Titre, entrez un titre pour l'événement.
Dans la liste Calendrier, sélectionnez le calendrier dans lequel créer l'événement. Vous trouverez dans la liste déroulante les calendriers que vous partagez et ceux auxquels vous êtes abonné.
Sélectionnez la date à laquelle vous planifiez l'événement en cliquant dans la zone de texte de la section Début.
Pour sélectionner une date :
Un mini calendrier s'affiche lorsque vous placez le curseur dans la zone de texte. Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez planifier l'événement. Lorsque vous sélectionnez la date dans le mini calendrier, elle est automatiquement entrée au format défini pour l'affichage des dates. Vous pouvez naviguer dans les mois précédents et suivants en cliquant sur les flèches. Vous pouvez également sélectionner l'année au bas du mini calendrier.
Il est également possible de simplement entrer la date dans la zone de texte.
Entrez l'heure à laquelle vous souhaitez planifier l'événement dans la fenêtre adjacente. Vous pouvez également cliquer sur les flèches vers le haut et vers le bas. Cette option est possible uniquement quand l'événement ne dure pas toute la journée.
Si l'événement planifié dure la journée complète, cochez la case Toute la journée.
Exécutez l'une des actions suivantes :
Ajoutez un fichier joint. Dans la barre d'outils de l'événement, cliquez sur Joindre et, dans la boîte de dialogue, sélectionnez un fichier à joindre. Pour supprimer un fichier joint, cliquez sur Supprimer à côté du fichier.
Configurez la périodicité de l'événement. Cliquez sur Définir la périodicité. Pour plus d'informations, voir Marche à suivre pour créer un événement périodique.
Configurez un rappel. Cliquez sur Définir le rappel. Pour plus d'informations, voir Marche à suivre pour configurer des rappels et en recevoir.
Précisez le fuseau horaire dans lequel planifier l'événement. Cliquez sur Fuseau horaire. Une fenêtre s'affiche avec une liste déroulante de tous les fuseaux horaires. Sélectionnez le fuseau horaire voulu dans la liste déroulante et cliquez sur Définir. Pour en savoir plus sur la façon de planifier un événement dans un fuseau horaire différent de celui de votre calendrier, voir Marche à suivre pour planifier un événement dans un fuseau horaire autre que celui de mon calendrier..
Ajoutez une conférence Web :
Dans la liste Conférence Web, sélectionnez le fournisseur du service de conférence Web.
Dans les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe, entrez vos données d'identification pour le fournisseur du service de conférence Web sélectionné.
Vous pouvez également enregistrer vos données d'identification dans les options de conférence Web. Pour plus d'informations, voir Définition des préférences de conférence Web.
Dans le champ Mot de passe de la réunion, entrez le mot de passe que les participants doivent utiliser pour accéder à la conférence Web.
Dans certains déploiements, aucun fournisseur de service de conférence Web n'est configuré. Si tel est le cas, la liste Conférence Web ne s'affiche pas.
Dans le champ Emplacement, indiquez un emplacement pour la réunion.
Dans le champ Description, entrez une description de la réunion.
Dans la liste L'événement est, indiquez la visibilité de l'événement :
Public : l'événement est visible par tous ceux qui sont abonnés à votre calendrier. Par défaut, tous les événements sont publics.
Privé : l'événement est visible seulement par les participants.
Afficher uniquement la date et l'heure : seules la date et l'heure de l'événement sont visibles par les autres utilisateurs.
Dans la liste Afficher mon statut, indiquez votre disponibilité lors de l'événement :
Occupé(e)
Libre
Dans certains déploiements, les événements de calendrier configurés avec l'option Occupé(e) règlent automatiquement votre statut de messagerie instantanée à Ne pas déranger. Demandez à l'administrateur si cette fonction est activée.
Configurez une ou plusieurs catégories pour l'événement de calendrier :
Dans la liste Type d'événement, indiquez une ou plusieurs catégories. Par exemple, vous pouvez classifier un événement de calendrier comme étant un Rendez-vous et comme étant Personnel.
Dans la zone de texte sous la liste Type d'événement, entrez une ou plusieurs catégories personnalisées, séparées par une virgule. Par exemple, en plus des catégories Rendez-vous et Personnel, vous pouvez classifier l'événement de calendrier sous Médical et Radiographie en entrant Médical, Radiographie.
(Facultatif) Ajoutez des participants à l'événement :
Sélectionnez des participants ou des groupes à partir de vos carnets d'adresses. Indiquez des contacts (par nom ou adresse de courriel) ou des groupes. Entrez les noms des participants dans le champ Invitation ou sélectionnez l'icône du carnet d'adresses et recherchez-les dans vos carnets d'adresses.
Les participants sélectionnés s'affichent dans une liste sous le champ Invitation. Vous pouvez filtrer la liste.
Par défaut, tous les participants ajoutés à un événement sont marqués comme étant des participants obligatoires. Pour modifier le statut d'un participant :
Dans la liste des participants invités, cliquez sur la liste déroulante à la droite du nom d'un participant.
Dans le menu contextuel, sélectionnez soit Participation facultative soit Participation obligatoire.
Cliquez sur Enregistrer.
L'événement est créé. Un avis est envoyé à tous les participants.