Créez l'événement et ajoutez-y des participants. Voir 
Marche à suivre pour créer un événement.
Les participants sont ajoutés dans la fenêtre Invités et réservations.
Après avoir ajouté les participants, cliquez sur Vérifier la disponibilité.
La fenêtre Disponibilité s'affiche avec les options suivantes :
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Une légende indiquant les différents codes de couleur du statut des participants à l'événement selon le calendrier.
Les options suivantes sont offertes :
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Libre : le participant n'a aucun événement prévu et est disponible à ce moment.
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Confirmé : Le participant a accepté un événement à ce moment.
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Occupé(e) : le participant est occupé à ce moment.
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Provisoire : le statut du participant est provisoire et ce dernier est peut-être disponible à ce moment.
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Inconnu : impossible de vérifier l'adresse électronique du participant. Ainsi, les détails du calendrier ne sont pas disponibles.
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Les options suivantes sont proposées au bas de la fenêtre Disponibilité :
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Sélection automatique de l'heure : permet de sélectionner automatiquement le premier créneau horaire disponible convenant à tous les participants. Le créneau horaire est entouré d'une bordure verte dans la grille de disponibilité.
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Plus tôt, Plus tard : pour sélectionner d'autres créneaux horaires, utilisez Plus tôt et Plus tard.
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Cliquez sur Sélection automatique de l'heure pour rechercher le premier créneau horaire disponible pour l'ensemble des participants.
Vous pouvez sélectionner des créneaux horaires postérieurs ou antérieurs en cliquant sur Plus tard ou Plus tôt.
Une fois déterminé le moment où tous les participants sont disponibles, cliquez sur Accepter pour définir l'heure de l'événement.
Les attributs de l'événement sont définis en fonction du créneau horaire sélectionné.